ARCHIWISTA I I II STOPNIA

INFORMACJE OGÓLNE Celem szkolenia jest teoretyczne i praktyczne przygotowanie do wykonywania zawodu archiwisty zakładowego, lub referenta kancelaryjnego, program realizowany jest głównie w oparciu o zajęcia praktyczne przeprowadzone w archiwach państwowych….

ARCHIWISTA I I II STOPNIA

INFORMACJE OGÓLNE

Celem szkolenia jest teoretyczne i praktyczne przygotowanie do wykonywania zawodu archiwisty zakładowego, lub referenta kancelaryjnego, program realizowany jest głównie w oparciu o zajęcia praktyczne przeprowadzone w archiwach państwowych i wybranych archiwach zakładowych.

Szkolenie zakończone będzie egzaminem i wydaniem zaświadczeń.

Program Szkolenia

Archiwista I stopnia
1. Zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt w zakresie przyjmowania dokumentacji aktowej z komórek organizacyjnych
2. Prowadzenie ewidencji dokumentacji archiwizowanej tj. spisów:
3. zdawczo-odbiorczych,
4. dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
5. dokumentacji archiwalnej przeznaczonej do przekazania do Archiwum Państwowego,
6. kart udostępnień dokumentacji
7. Zasady i sposób porządkowania zalegającej, nie uporządkowanej dokumentacji aktowej w archiwum zakładowym lub składnicy akt w rozbiciu na zespoły archiwalne (segregacja dokumentacji na kategorie archiwalne A, B25 (dla składnic akt), BE i B , opisywanie teczek, znakowanie dokumentacji).
8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej- sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
9. powołanie komisji ds. brakowania,
10. przygotowanie stosownej dokumentacji do właściwego miejscowo Archiwum w celu uzyskania zezwolenia na brakowanie,
11. procedury postępowania w ewidencji archiwalnej po wydaniu zezwolenia na brakowanie,
12. postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej( podstawa prawna).


Archiwista II stopnia

1.Organizacja pracy kancelaryjnej

  • informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania
  • organizacja pracy kancelaryjnej- charakterystyka systemów kancelaryjnych
  • podstawy prawne funkcjonowania kancelarii- instrukcja kancelaryjna i wykaz akt
  • zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych- kształtowanie narastającego
  • zasobu archiwalnego
  • specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji
  • administracja rządowa:
    • administracja  samorządowa
    • urzędy stanu cywilnego
    • sądy i prokuratura
    • banki
    • biura projektowe
    • szkoły
    • przedsiębiorstwa
    • partie polityczne, fundacje, stowarzyszenia
    • miejsce archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej jednostki
    • przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
    • dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych

2. Zasady ogólne klasyfikacji akt – podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną

  • ogólne zasady klasyfikacji dokumentacji
  • przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt
  • podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
  • rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych

3. Wewnętrzne porządkowanie materiałów archiwalnych:

  • dokumentacja współczesna, jej rodzaje i podział
  • dokumentacja aktowa i zasady jej opracowania
  • dokumentacja techniczna i zasady jej opracowania
  • dokumentacja geodezyjno-kartograficzna i zasady jej opracowania
  • dokumentacja fotograficzna i zasady jej opracowania
  • dokumentacja filmowa i zasady jej opracowania
  • dokumentacja elektroniczna

4. Porządkowanie akt w archiwum zakładowym

  • podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym
  • rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym
  • etapy porządkowania dokumentacji
  • wydzielanie materiałów  kategorii B
  • segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii Bsegregacja i systematyzacja akt kategorii A
    • znakowanie akt – nadawanie sygnatury archiwalnej

5. Archiwum zakładowe – składnica akt

  • cele, zadania i personel archiwum zakładowego
  • lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
  • zasady przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego
  • gromadzenie dokumentacji i jej układ w archiwum zakładowym

6. Dokumentacja archiwum zakładowego- inwentaryzacja dokumentacji

  • spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji
  • wykazy spisów zdawczo-odbiorczych
  • karty udostępniania dokumentacji
  • protokóły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu dokumentacji
  • dokumentacja związana z brakowaniem dokumentacji
  • protokóły brakowania
  • zezwolenia archiwum państwowego na brakowanie
  • spisy teczek  założonych zgodnie z wykazem akt w komórkach organizacyjnych
  • inwentarz kartkowy
  • inne pomoce inwentaryzacyjne

7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

  • przepisy dotyczące brakowania dokumentacji
  • metody brakowania dokumentacji
  • brakowanie w zasobie uporządkowanym
  • brakowanie w zasobie nieuporządkowanym
  • zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej
  • komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania
  • sporządzanie spisów i wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
  • tryb uzyskiwania zezwoleń na brakowanie dokumentacji
  • ekspertyzy archiwalne
  • likwidacja dokumentacji

8. Profilaktyka oraz konserwacja dokumentacji

  • wpływ temperatury i wilgoci na dokumentację- pomiar temperatury i wilgotności
  • zabezpieczenie materiałów przed mechanicznym zniszczeniem
  • konserwacja akt
  • zalanie i zmoczenie dokumentacji

9. Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

  • przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji
  • sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego
  • organizacja przekazywania
  • stan fizyczny przekazywanej dokumentacji
  • dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji
  • opracowanie notatki wstępnej

10. Informatyka w archiwum zakładowym

  • ewidencja dokumentacji
  • wyszukiwanie dokumentacji
  • udostępnianie dokumentacji
  • wydzielanie dokumentacji

11. Prawna ochrona materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

  • cel ochrony prawnej
  • omówienie podstawowych aktów prawnych dotyczących ochrony dokumentacji
  • przepisy odnoszące się do udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
  • przepisy dotyczące wypożyczania dokumentacji poza lokal archiwum zakładowego

Prowadzący: ukończył studia podyplomowe na Wydziale Prawa Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie z zakresu bezpieczeństwa informacji w administracji i biznesie. Posiada ponad 10-cio letnie doświadczenie w kierowaniu archiwami (w latach 2017-2020 naczelnik Głównego Archiwum Policji KGP w Warszawie). Przez 7 lat pełnił funkcję pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych oraz administratora bezpieczeństwa informacji w Szkole Policji w Pile. Prowadzi szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, ochrony informacji niejawnych, postępowania z dokumentacją oraz kursy archiwalne. Autor publikacji poświęconych bezpieczeństwu informacji niejawnych, ochronie danych osobowych i funkcjonowania archiwów wyodrębnionych.